Kercia s'est imposé comme un acteur de référence sur le marché des élections professionnelles par vote électronique. Avec un effectif d'environ 70 salariés aujourd'hui, contre une quarantaine il y a seulement quatre ans, l'entreprise accompagne une clientèle exigeante, dans le secteur public comme privé, allant des mutuelles et universités aux grandes entreprises. Kercia gère, pour ses clients, des volumes électoraux significatifs, oscillant entre une centaine et plusieurs millions d’électeurs par scrutin.
Dans ce secteur où la confiance et la sécurité des données sont primordiales, Kercia doit garantir une rigueur absolue dans la gestion de son infrastructure et de ses accès internes.
Nathanaël M., responsable du service infrastructure et DevOps, y supervise également l'IT interne, incluant l'intégration des nouveaux collaborateurs et la gestion du parc matériel et logiciels.
Contexte et défis
L’ère du "tout manuel" et ses limites
Avant l'implémentation de la solution Pyla, Kercia gérait ses processus d'entrées et de sorties de manière totalement décentralisée et manuelle. Le flux d’information reposait essentiellement sur des échanges d'emails entre le département RH et l’équipe IT, complétés par l'utilisation de fichiers Excel pour le suivi du matériel et des accès.
Cette organisation montrait ses limites à mesure que l'entreprise grandissait. En l'absence de checklist ou de système de suivi structuré, les processus étaient sujets à l'erreur humaine et aux oublis fréquents.
« Avant Pyla, la gestion des arrivées et départs se faisait via mails RH et fichiers Excel, sans suivi structuré »
Des frustrations partagées entre les départements
L'absence d'outil dédié créait des frictions à plusieurs niveaux de l'organisation:
- Côté IT : l'équipe subissait une charge de travail importante et répétitive, devant jongler entre les demandes éparses et la vérification manuelle de chaque accès pour éviter les erreurs.
- Côté RH : le suivi des arrivées devenait complexe et manquait de lisibilité sur l'état d'avancement des préparatifs.
- Côté Managers : ces derniers se retrouvaient souvent à devoir relancer l'IT ou les RH pour s'assurer que leurs nouveaux membres d'équipe disposaient des outils nécessaires dès leur premier jour.
Des risques de sécurité et de conformité
Au-delà de la perte d'efficacité, cette gestion manuelle posait de réels problèmes de sécurité, particulièrement lors de l'offboarding. Nathanaël souligne qu'avant Pyla, il pouvait arriver que certains accès à des solutions internes restent ouverts, même si cela restait à la marge.
Avec une dizaine d’outils logiciels et environ cinq équipements matériels par collaborateur, la complexité du parc rendait le suivi manuel périlleux. Le budget matériel annuel, représentant parfois plusieurs dizaines de milliers d’euros, nécessitait également une gestion comptable et d'inventaire beaucoup plus fine pour assurer le suivi des amortissements.
La solution Pyla
Un levier stratégique pour l’automatisation
La prise de conscience du besoin d'une solution structurée s'est faite à la suite d'une prise de contact qui a su mettre en lumière les failles des processus existants chez Kercia.
Plusieurs critères fondamentaux ont guidé le choix de Pyla :
- L'intégration SIRH : la capacité de Pyla à s'interfacer nativement avec Lucca, l'outil RH utilisé par Kercia, a été un facteur décisif pour assurer la fluidité des données
- La souveraineté et la proximité : en tant qu'éditeur français, Pyla répondait aux exigences de souveraineté des données, un point sensible pour un acteur du vote électronique
- La gestion d'inventaire : contrairement à d'autres solutions, Pyla intégrait une dimension de suivi matériel indispensable.
- La simplicité d'utilisation : l'interface intuitive permettait une adoption rapide par l'équipe IT.
« La gestion de l’inventaire matériel était un point critique pour Kercia, notamment pour le suivi des stocks et la sécurité »
Yann D., directeur général en charge de la technologie chez Kercia, a été convaincu par la démonstration des gains de temps prévisionnels et par le renforcement immédiat de la sécurité des processus.
Une mise en place technique agile
Le déploiement de la solution a été réalisé en quelques semaines seulement. Les étapes clés ont inclus l'intégration avec Lucca pour la synchronisation des données et la mise en place du SSO (Single Sign-On) pour sécuriser l'accès à la plateforme. Nathanaël note que l'accompagnement technique de Pyla a permis de lever rapidement les quelques ajustements nécessaires lors de la configuration.
Une utilisation quotidienne au cœur de l'IT
Aujourd'hui, Pyla est l'outil central pour la gestion opérationnelle de l'IT chez Kercia :
- Workflows d'onboarding : dès qu'un nouveau collaborateur est intégré, les tâches de préparation (comptes, matériel, licences) sont générées et suivies précisément.
- Offboarding sécurisé : le processus inverse garantit que chaque accès est fermé et chaque matériel récupéré.
- Inventaire matériel : l'outil permet un suivi précis des ressources attribuées, facilitant la gestion comptable et technique.
- Modèles et Tableaux de bord : l'utilisation des modèles de mails et des listes de ressources permet à l'IT de piloter l'activité avec une visibilité totale.
Les bénéfices
Excellence opérationnelle et certification ISO 27001
L'impact le plus structurant pour Kercia a été le rôle joué par Pyla dans l'obtention de sa certification ISO 27001 au début de l'année 2026. Pour une entreprise qui a pour clients des groupes majeurs dans les secteurs du transport, de la finance ou encore de la technologie, cette certification est un levier commercial déterminant.
Pyla s'est révélé être un outil de gouvernance précieux pour répondre aux exigences du SMSI (Système de Management de la Sécurité de l'Information) :
- Preuve documentaire : « Pyla est un outil central dans la preuve documentaire pour la certification, notamment sur la gestion des accès physiques et logiques » précise Nathanaël.
- Traçabilité totale : l'historique des workflows permet de démontrer qu'aucun compte n'est resté actif après un départ.
- Réponse aux exigences clients : « Pyla a permis à Kercia de répondre aux exigences clients en matière de sécurité, de gagner du temps dans la gestion IT, et de sécuriser ses processus » complète Nathanaël.
Gains d'efficacité et qualité de l'accompagnement
Au-delà de l'aspect sécuritaire, Kercia a gagné en fluidité opérationnelle.
« Pyla a permis de gagner en efficacité, en sécurité et en conformité, notamment dans le cadre de la certification ISO 27001 »
L'accompagnement des équipes Pyla est également souligné comme un facteur de succès.
Avec un support réactif offrant des réponses en moins de trois heures et des points réguliers pour suivre l'évolution de l'usage, une véritable relation de confiance s'est instaurée.
« Avec des points réguliers et un support réactif, l’accompagnement de Pyla est très apprécié et la relation client est solide »
Perspectives et évolutions futures
L'aventure entre Kercia et Pyla continue de s'enrichir. Dans les prochaines étapes :
- Intégration avec NinjaOne : pour automatiser davantage le suivi des postes de travail.
- Notifications multi-canal : l'implémentation de notifications via Slack ou Teams pour accélérer encore la communication entre les services.
- Automatisation accrue : l'exploration de l'API pour automatiser la création de comptes sur certains outils métiers.
En conclusion, Nathanaël résume ainsi l'apport de la solution : Pyla est passé d'un outil de gestion de tâches à un véritable levier stratégique de conformité et de performance opérationnelle pour Kercia.
