La croissance d'une entreprise s'accompagne souvent de défis structurels. FIC Expertise illustre parfaitement cette réalité. Ce cabinet d'expertise comptable, spécialisé dans le domaine de l'éducation, est passé, en 5 ans, de 60 à environ 100 collaborateurs.
Cette évolution a mis en lumière les limites de leur organisation interne. Avec six bureaux répartis sur l'ensemble du territoire français, la gestion du matériel informatique et des logiciels était devenue complexe à gérer et source de stress. Patrick F. est le Responsable Administratif et Financier (RAF) du cabinet. En plus de sa casquette de RAF, et sans équipe IT dédiée, il a également à sa charge la gestion du matériel, des licences et des accès logiciels lors des entrées/sorties de salariés.
Il partage avec nous, en détail, son retour sur la transformation de ses processus informatiques depuis l'intégration de la solution Pyla, il y a près de trois ans.
Contexte et défis
Les limites d'une gestion manuelle face à la croissance des effectifs
La charge mentale du "tout manuel"
Avant l'arrivée de Pyla, la gestion des entrées et des sorties chez FIC Expertise manquait d'outils adaptés. Le processus reposait sur des méthodes rudimentaires. Patrick gérait ces flux presque seul.
« Avant Pyla, la gestion se faisait via un simple tableur Excel ou Google Sheet »
Cette méthode artisanale ne permettait aucune automatisation. Il n'y avait pas de notifications. Il n'y avait pas d'organisation interne structurée. Chaque nouvelle arrivée nécessitait une attention soutenue. Le suivi du matériel, qu'il s'agisse de petits ou de gros équipements, prenait un temps considérable. La gestion des accès logiciels était tout aussi chronophage étant donné le nombre de solutiuons utilisées en interne par les différents métiers.
Concrètement, la préparation d'un seul onboarding demandait environ deux heures de travail. Avec une moyenne de dix onboardings et cinq départs par an, le calcul est simple. Le RAF consacrait l'équivalent d'une semaine de travail annuelle uniquement à la gestion de ces processus.
Des risques de sécurité lors des départs
Si l'intégration des nouveaux collaborateurs était chronophage, l'offboarding représentait un risque plus grand. L'absence d'un suivi automatisé générait inévitablement des oublis.
La récupération des ordinateurs était assurée directement par les responsables de chaque site. Le point noir se situait véritablement au niveau du suivi des accès.
« Les principales difficultés concernaient le suivi des offboardings, notamment l’absence de notifications. Les oublis concernaient surtout la fermeture des accès logiciels après le départ »
Ces lacunes étaient souvent causées par des contraintes techniques ou légales. Par exemple, les délais de conservation obligatoires des boîtes mails compliquaient la clôture définitive des comptes. Une gestion manuelle sur Excel ne permettait pas de programmer des rappels fiables pour ces tâches différées.
Le défi d'une structure éclatée
L'autre défi de FIC Expertise résidait dans sa géographie. Le cabinet compte six bureaux physiques. On en trouve deux dans le Nord, un à Paris, un à Lyon, un à Angers et un à Rennes. Le support, lui, est centralisé au siège social à Bruz, proche de Rennes.
« La gestion des entrées et sorties de personnel est complexe du fait de la multiplicité des sites »
Centraliser les données tout en coordonnant les actions avec les responsables locaux devenait impossible avec de simples tableurs. La croissance de l'entreprise a rendu ce mode de fonctionnement obsolète. Il fallait trouver une solution pour structurer l'information.
Le défi d’organiser l’on/offboarding sans équipe IT
Pour une seule personne, gérer tous ces flux de personnel sans outil dédié peut vite devenir une galère. Au-delà du temps que cela nécessitait, cela générait une charge mentale constante et une pression importante pour que tout puisse être fait en temps et en heure en évitant les erreurs et les oublis.
La solution Pyla
Centralisation, automatisation et interconnexion RH
Le déclic et le choix de la solution
Le changement, initié par le directeur associé du cabinet, avait un objectif clair : le cabinet avait besoin d'un outil performant pour gérer ces aspects. Trois arguments clés ont motivé le choix de Pyla :
- La centralisation des informations.
- Le suivi automatisé des tâches.
- L'envoi de notifications en temps réel.
La mise en place de la solution s'est déroulée de manière très fluide. Patrick souligne d'ailleurs le bon accompagnement de l'équipe Pyla.
« On a pu réfléchir à l’organisation, ressortir toutes les ressources diverses et variées et l’affectation aussi des différents services, des différents responsables de ressources. »
La puissance de l'intégration avec le SIRH Lucca
La force du déploiement chez FIC Expertise repose sur la connectivité technique. Pyla, connecté à Lucca a permis une synchronisation entre les données RH et les outils collaborateurs. Cette synchronisation change tout.
« Pyla est intégré au SIRH Lucca, ce qui permet d’avoir une information fiable et anticipée sur les arrivées et départs dès la création de la promesse d’embauche »
Une fois la promesse d'embauche saisie dans Lucca, Pyla prend le relais. La plateforme récupère les données automatiquement. Elle déclenche les workflows afin que les notifications et les actions de création d'accès logiciels et d'attribution de matériel soient anticipées.
Un paramétrage fin, multisite et multi-activité
Aujourd'hui, l'outil attribue automatiquement les ressources en fonction du lieu de travail. Par exemple, un collaborateur embauché au bureau de Paris se voit assigner des accès et des ressources spécifiques à ce site.
La gestion des accès logiciels est extrêmement rigoureuse. Les profils sont préconfigurés par métier (comptabilité, juridique, social…). Mieux encore, ces accès sont obligatoires. Il n'est pas possible de décocher une option lors de l'onboarding. Cela évite les erreurs d'attribution. L'outil gère finement les restrictions d'accès. Par exemple, il empêche automatiquement les profils comptables d'accéder au logiciel de paie.
Les managers sont également impliqués. Ils utilisent Pyla pour valider les besoins en matériel de leurs futures recrues. Grâce à cette anticipation globale, les demandes complémentaires post-onboarding sont devenues extrêmement rares. Tout est prêt le jour J.
La collaboration avec l'infogérance
La gestion matérielle chez FIC Expertise est un travail d'équipe. Patrick gère l'inventaire global dans Pyla. Les responsables de site gèrent la récupération physique des machines. Enfin, leur prestataire informatique externe Ax2lan, prépare et configure les postes de travail.
Les bénéfices
Sérénité opérationnelle et rationalisation budgétaire
Une réduction drastique de la charge mentale
L'adoption de Pyla a transformé le quotidien du RAF. L'organisation interne a été totalement repensée. Les responsabilités sont désormais réparties entre les différents services et les responsables de ressources.
« Cette automatisation a permis de répartir les tâches entre les différents responsables ressources, réduisant la charge mentale qui pesait auparavant sur une seule personne »
Bien que le temps gagné soit difficile à chiffrer à la minute près, le constat est sans appel. Patrick souligne une économie de temps significative. Mais surtout, il insiste sur la tranquillité d'esprit retrouvée. Fini le stress des oublis. Fini le suivi manuel incertain. La plateforme orchestre tout.
Un outil de gouvernance financière
Chez FIC Expertise, le budget informatique est un enjeu. Les outils logiciels sont indispensables à la productivité du cabinet et représentent 380 000 euros par an, dont de nombreux outils de production (logiciels de comptabilité, de paie, etc.).
Dans ce contexte, le RAF traque la moindre dépense superflue. Pyla est devenu un allié précieux pour maîtriser ces coûts. Avant Pyla, le cabinet ne subissait pas de perte financière directe liée au matériel physique, car Patrick validait toutes les commandes et veillait à la réutilisation des PC. En revanche, qui dit accès restés ouverts dit licences qui peuvent courir encore inutilement et Pyla apporte une optimisation plus fine sur ces aspects.
La suite avec Pyla
Vers plus d'automatisation
Patrick ne mentionne pas de projets à court terme, néanmoins il a la volonté à moyen terme d’exploiter les différentes possibilités qu’offre Pyla de couvrir davantage d’opérations IT lors des on/offboardings.
Les limites actuelles à dépasser
Certaines tâches ne sont pas encore centralisées dans Pyla et sont toujours traitées de façon manuelle. Notamment dans la coordination avec son prestataire informatique Ax2lan.
De plus, Patrick souhaiterait aller encore un peu plus loin dans la gestion de l'inventaire matériel. Lors du renouvellement du parc de machines, le suivi demeure fastidieux.
Afin d’absorber toutes les informations restées manuelles, l’évolution du module d’inventaire de Pyla va bientôt permettre à Patrick une gestion de son parc plus dynamique en fonction des données d’arrivées/départs déclarées dans son SIRH Lucca.
La feuille de route future
Pour gagner encore en efficacité, FIC Expertise envisage déjà deux pistes :
- Amélioration de l'inventaire : bénéficier des améliorations du nouveau module Pyla pour simplifier le suivi et le renouvellement du matériel.
- Automatisation avec l'infogérance : mettre en place des notifications automatiques envoyées directement au prestataire Ax2lan. Ouvrir un accès direct à Pyla pour Ax2lan permettrait d'automatiser les demandes de préparation.
« Aujourd’hui nous aimerions pouvoir centraliser le maximum de données dans Pyla »
En résumé, l'utilisation de Pyla chez FIC Expertise est très satisfaisante. La solution a permis de centraliser et d'automatiser la gestion complexe des accès logiciels et matériels sur six sites différents. L'intégration native avec le SIRH Lucca a amélioré la réactivité du cabinet.
En répartissant les responsabilités et en automatisant les notifications, Pyla a permis de réduire la charge mentale du RAF. Cette gestion centralisée constitue aujourd'hui le cœur de la valeur apportée au cabinet. Elle impacte indirectement la productivité des équipes, la sécurité des données lors des départs, et la maîtrise globale d'un budget logiciel qui doit rester optimal.
