Plus de 20 ressources matérielles et logicielles à préparer à chaque onboarding.

En 30 ans, le nombre de ressources matérielles et logicielles attribuées à un collaborateur est passé de quelques éléments (ordinateur, téléphone, fournitures) à plus de 20, entre périphériques informatiques, licences SaaS, systèmes de sécurisation et équipements de télétravail.

Du point de vue des RH, un collaborateur qui arrive doit avoir son badge, son ordinateur, des accès logiciels et des accès au réseau… mais côté IT, le processus est bien plus complexe car le volume de matériel et de logiciels à préparer s'est largement multiplié au fil des années.

Chaque attribution va dépendre du profil de collaborateur, avec, pour chacune des ressources, des précisions à apporter et différentes personnes à notifier en interne.

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Les 3 événements qui ont complexifié la gestion des ressources :

1. Multiplication des périphériques informatiques et de communication : plusieurs ordinateurs portables, téléphone portable, carte SIM, tablette, écran,
2. Explosion des logiciels SaaS et besoins métiers : une prolifération des besoins métiers nécessitant des licences multiples : logiciel RH, compta, finance, prod, commerce, marketing, com,…
3. Nouvelles organisations du travail avec le télétravail ou le modèle hybride : doubler les postes de travail, les équipements, les accès réseaux à distance (VPN) et le mobilier de bureau.

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Ainsi, l’explosion du nombre de ressources a complexifié la gestion interne. Celle-ci est plus éclatée dans l’entreprise, l’IT gère une grande partie mais elle doit aussi concilier avec la décentralisation de la gestion des SaaS auprès des métiers :

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_{‍“3h environ pour réaliser l’onboarding IT d’un nouveau collaborateur.” Philippe de Guis, DSI chez Adista}

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1. Quelles ressources préparer et quelles infos récolter ? 

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Revenons sur les différentes ressources à préparer et les informations à récolter lors de l’onboarding d’un nouveau collaborateur :

Matériel informatique & périphériques (~ 3-5 ressources)

• Un ordinateur portable : quel modèle ? Quelle configuration (carte graphique, mémoire) ?
• Poste de travail hybride : un deuxième écran pour le télétravail ? clavier, souris, câbles HDMI spécifiques ?
• Téléphone portable : quel forfait (France ou international) ? quelle volume data ? carte SIM spécifique ?

Accès logiciels et réseaux (~ 10-15 ressources)

• Logiciels communs : compte O365, Pack Office, Teams, rattachement à quelles listes de distribution?
• Logiciels spécifiques :

- Si salarié : accès au logiciel de congés, SIRH, accès réseau interne (intranet) : accès à quels dossiers partagés ? 

-Si commercial : accès CRM Salesforce (quel profil utilisateur : Standard, Admin ?), Linkedin Sales Navigator, logiciel de notes de frais.

-Si Communication : licence Adobe (cela nécessite-t-il l'approbation du DAF ou du manager métier ?)

-Si Finance/compta : accès Cegid Compta, Cegid Fiscalité ?‍

Autres équipements (~ 1-3 Ressources)

• Badges d'accès : badge bureau, entrepôt, etc. À quel site est-il rattaché ? quels droits d'accès ?Badge parking, sur quel site ?
• Voiture de fonction et carte essence : quel modèle ? quelles options ? 

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Cette illustration montre la complexité de la gestion des actifs de l'entreprise (matériel, logiciels, équipements...) gérés à différents endroits dans l'entreprise.

Cela permet de mieux comprendre pourquoi l'onboarding IT est si souvent incomplet : "57% des salariés n’ont pas tout à leur arrivée dans l’entreprise." (Source : Vlerick Business School)

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2. Structurer l'onboarding IT et ainsi mieux maîtriser l'offboarding IT

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Le département informatique a pour mission, en collaboration avec les RH et les métiers, de structurer l'onboarding IT avec un processus qui met fin au chaos logistique.

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Un logiciel d'onboarding IT doit permettre de :

• Parfaitement coordonner RH, managers, IT, Services Généraux
• Anticiper les arrivées de collaborateurs (et les départs…),
• Récupérer les informations auprès des managers quant aux ressources à préparer,
• Informer les différents intervenants et les coordonner,
• Assurer une traçabilité des ressources attribuées.

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C'est là toute la valeur de Pyla en s’interconnectant aux solutions SIRH pour coordonner RH, Manager, IT et Services Généraux afin de gérer efficacement, en fonction des profils, les attributions/desattributions de ressources matérielles et logicielles lors des entrées/sorties/mobilités de salariés et prestataires.

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