Onboarding IT : une stratégie conjointe entre la DSI, les RH et les métiers

Lorsqu'on parle d'onboarding de salarié, cela englobe de nombreuses notions et de nombreux intervenants :

- côté RH, une multitude de tâches: DPAE, récupérer RIB,...

- côté RH/métiers, la mise en place d'un plan d'intégration: accueil, rencontre avec les équipes,...

- côté IT, Services Généraux, Métiers : préparation de tout ce dont un collaborateur aura besoin: logiciels, matériels, badge, voiture,...

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La multitude d'acteurs rend difficile le travail de l’IT pour fournir à l’employé un équipement complet le jour de son arrivée. Une grande partie de l’opération ne peut être automatisée car elle consiste à réunir les informations avec les métiers : qui arrive, quand, quel matériel doit-on attribuer…

‍puis demander aux services généraux la création du badge, à la finance un accès au logiciel de paye, aux assistants commerciaux une voiture de fonction.

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1. L’importance de l’onboarding IT

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L'intégration des employés est le premier pilier de l'expérience collaborateur. Cette étape est un effort combiné des RH, de la DSI et des managers métiers. C'est un tout. Un mauvais onboarding n'est pas seulement un désagrément, c'est une « opportunité perdue » qui coûte cher à l'entreprise.

La "mise en service" : un défi quotidien

Créer, modifier ou désactiver des accès logiciels collaborateurs et attribuer du matériel informatique est la tâche la plus chronophage pour une entreprise en croissance. Pourtant, elle est vitale pour :

• La sécurité IT : garantir que chaque utilisateur a les bons droits, et seulement ceux-là.
• La productivité : un collaborateur opérationnel dès la première heure.
• L’efficacité : des processus fluides qui évitent les allers-retours inutiles.

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2. L'implication Manager : pivot indispensable du processus logistique

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Dans ce processus nébuleux, le manager est le seul à posséder la vision métier précise de l’équipement nécessaire.  Il a besoin d’être impliqué et travailler main dans la main avec l’IT pour valider les ressources du collaborateur en amont de l’arrivée. Son implication est la clé pour sortir du brouillard informationnel.

Ainsi, dans le workflow d'onboarding IT, la validation du manager permet d’établir une liste précise des ressources à attribuer et maîtriser les dépenses IT car seul le matériel et les licences nécessaires sont distribués. 

Pour le salarié c’est une arrivée préparée : son équipement est prêt et ses accès sont créés. Les multiples échanges avec le manager sont supprimés : exit les tickets, les messages dans le chat et les emails superflus. Le futur collaborateur est opérationnel dès le premier jour. 

Les RH sont garants des informations salariés, les métiers de l’équipement du collaborateur et l’IT du provisioning, de la traçabilité de qui à quoi dans l’entreprise pour la sécurité des systèmes d’information et le suivi des investissements. 

‍Les bénéfices d'une validation manager en amont :

• Maîtrise des dépenses IT : seuls le matériel et les licences nécessaires sont distribués, évitant le gaspillage.
• Suppression des multiples échanges : exit les tickets de support, les messages dans le chat et les emails superflus.
• Responsabilisation : Les RH sont garants des informations salariés, les métiers de l’équipement du collaborateur et l’IT du provisioning, de la traçabilité de qui à quoi dans l’entreprise pour la sécurité des systèmes d’information et le suivi des investissements. ‍
• Marque employeur renforcée : pour le salarié c’est une arrivée préparée : son équipement est prêt et ses accès sont créés.

Opter pour une démarche collaborative, tournée vers la responsabilisation des métiers, est la plus bénéfique des attitudes.

‍3. La définition des profils employés : la matrice du succès

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Pour faciliter ce partenariat entre le Manager et l'IT,  la mise en place de règles métier, un modèle d’accès basé sur les rôles de l’organisation, est une étape importante du provisioning. L’objectif est de développer une matrice qui cartographie les rôles avec la liste d’applications et matériel associée. 

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Exemple de ce que doit avoir un profil commercial :

• 1 ordinateur portable
• 1 smartphone.
• X accès logiciels (accès Salesforce, Outlook et logiciel de paie/notes de frais...)
• 1 badge,
• 1 véhicule de fonction avec 1 carte essence (dans certains cas)

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Un profil employé peut être construit sur les rôles et responsabilités d’un groupe d'employés, en fonction du service, du métier, de l’emplacement… 

De cette manière, les ressources peuvent être déterminées et attribuées de manière structurée. Cela représente un effort de configuration au départ, mais qui porte ses fruits sur l’ensemble du cycle de vie de l’employé. A l’arrivée, lors de mobilité interne et au départ des employés. 

Au fil du temps, les profils sont amenés à évoluer pour s’adapter aux évolutions de l’entreprise. 

Le catalogue des ressources est ainsi constitué, associé à des profils d’employés ainsi que des administrateurs.

C’est un gain de temps considérable pour la validation du manager. Les ressources sont précochées et il n’a plus qu’à valider et traiter les exceptions. 

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4. La validation du Manager

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Grâce à une solution comme Pyla, le circuit de décision devient limpide et rapide :

1. Données source : la fiche employé est renseignée (par les RH ou par synchronisation SIRH.)
2. Sélection automatique par workflow : le système précise les bonnes ressources dans le catalogue selon le profil métier.
3. Délégation au manager : le manager vérifie la liste et traite les éventuelles exceptions.
4. Déclenchement : la validation manager déclenche les demandes de préparation. Il est le garant de l’équipement du collaborateur. 
5. Exécution & traçabilité : l’IT, les Services Généraux et autres administrateurs de ressources peuvent traiter les demandes, attribuer et historiser le "qui a quoi".

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_{"Depuis que nous avons Pyla, je ne me pose plus de questions quant à la véracité des informations. L’information vient de la plateforme puis elle est validée par le manager. C’est une tranquillité, en plus de me faciliter grandement la vie. Un regain de confiance sur le circuit et en plus, on gagne en rapidité." Sébastien Burgeat, DSI chez CTN France.}